Senior Payroll Specialist

Job Description (English)

Summary

Payroll Administration

• Process semi-monthly payroll for all employees, ensuring accuracy and compliance with company policies and federal/provincial regulations.
• Manage the full payroll cycle, including timecard verification, gross-to-net calculations, statutory deductions (CPP, EI, income tax), and final pay processing.
• Reconcile payroll data each cycle and investigate and resolve discrepancies promptly.
• Ensure employee changes including hires, terminations, leaves of absence, and status updates are accurately reflected in payroll systems.
• Calculate and process bonuses, overtime, commissions, retroactive pay, and other variable compensation.
• Maintain and update employee payroll records and personal information.
• Coordinate with department leaders to validate payroll data before processing.
• Liaise with payroll vendors and software support teams to resolve system issues.

Year-End & Tax Compliance

• Lead preparation, reconciliation, and distribution of year-end tax documents including T4s, T4As, and RL-1 slips.
• Ensure accurate reporting of taxable benefits, pensionable earnings, insurable earnings, and related payroll information.
• Submit required year-end filings and summaries to CRA and Revenu Québec within established deadlines.
• Manage Records of Employment (ROEs) and ensure timely submissions through Service Canada.
• Stay current on payroll legislation, tax regulations, and reporting requirements.
• Respond to employee inquiries related to tax forms and payroll compliance.

Payroll Controls & Compliance

• Design, implement, and maintain payroll controls including segregation of duties, authorization processes, and reconciliation procedures.
• Conduct payroll audits, maintain process documentation, and collaborate with Finance and Internal Audit teams to support regulatory reviews and compliance.

Other Responsibilities

• Respond to employee payroll inquiries professionally and efficiently.
• Maintain records related to vacation, sick leave, and payroll deductions.
• File and archive payroll records in accordance with retention policies.
• Verify and reconcile payroll vendor and third-party supplier invoices and resolve discrepancies.
• Coordinate with Finance and Accounts Payable teams to ensure timely payments and proper cost center allocation.

Qualifications

• Bachelor’s degree in Finance, Human Resources, or a related field is considered an asset; a college diploma or equivalent payroll training is required at minimum.
• Payroll Compliance Practitioner (PCP) certification is mandatory.
• 6+ years of experience of Canadian payroll processing experience.
• Experience with payroll software; ADP experience preferred.
• Strong understanding of payroll accounting principles and practices.
• Demonstrated experience with T4, RL-1, and year-end payroll processing.
• Proven ability to design and maintain payroll controls and audit procedures.
• Excellent attention to detail, analytical ability, and problem-solving skills.
• Bilingual communication skills in English and French are required.

Description du poste (Français)

Sommaire

Administration de la paie

• Traiter la paie semi-mensuelle de tous les employés en respectant les politiques de l’entreprise et les réglementations fédérales et provinciales.
• Gérer l’ensemble du cycle de paie, y compris la validation des feuilles de temps, les calculs brut-à-net, les retenues obligatoires (RPC, AE, impôt sur le revenu) et les paiements finaux.
• Effectuer les conciliations de paie et résoudre rapidement toute anomalie.
• Assurer la mise à jour exacte des embauches, départs, congés et autres changements dans le système de paie.
• Calculer et traiter les bonis, heures supplémentaires, commissions, ajustements rétroactifs et autres rémunérations variables.
• Maintenir à jour les dossiers des employés et les informations relatives à la paie.
• Collaborer avec les gestionnaires afin de valider les données de paie avant le traitement.
• Travailler avec les fournisseurs de services de paie et les équipes de soutien technique pour résoudre les problèmes de système.

Fin d’année et conformité fiscale

• Diriger la préparation, la conciliation et la distribution des documents fiscaux de fin d’année, notamment les T4, T4A et relevés 1.
• Assurer l’exactitude des avantages imposables, des gains ouvrant droit à pension, des gains assurables et des autres déclarations requises.
• Produire les déclarations et sommaires de fin d’année auprès de l’ARC et de Revenu Québec dans les délais prescrits.
• Gérer les relevés d’emploi (ROE) et assurer leur transmission à Service Canada.
• Se tenir informé des changements législatifs et réglementaires touchant la paie.
• Répondre aux questions des employés concernant les feuillets fiscaux et les obligations de conformité.

Contrôles et conformité de la paie

• Concevoir, mettre en œuvre et maintenir des contrôles internes de paie incluant la séparation des tâches, les niveaux d’autorisation et les procédures de rapprochement.
• Réaliser des audits de paie, maintenir la documentation des processus et collaborer avec les équipes Finance et Audit interne.

Autres responsabilités

• Répondre aux demandes des employés liées à la paie de façon professionnelle et rapide.
• Maintenir les registres des vacances, congés de maladie et autres retenues applicables.
• Classer et archiver les dossiers de paie conformément aux politiques de conservation.
• Vérifier et concilier les factures des fournisseurs de services de paie et des tiers.
• Collaborer avec les équipes Finances et Comptes fournisseurs afin d’assurer les paiements en temps opportun et la bonne imputation des coûts.

Qualifications

• Baccalauréat en finance, ressources humaines ou domaine connexe considéré comme un atout; diplôme collégial ou formation équivalente en paie requis au minimum.
• Certification PCP (Payroll Compliance Practitioner) obligatoire.
• Minimum de 7 à 10 ans d’expérience en traitement de la paie canadienne.
• Excellente compréhension des principes comptables liés à la paie.
• Expérience démontrée avec les T4, relevés 1 et les processus de fin d’année.
• Expérience reconnue dans la mise en place et le maintien de contrôles et audits de paie.
• Connaissance des systèmes de paie; expérience ADP privilégiée.
• Grande rigueur, excellentes capacités analytiques et aptitude à résoudre les problèmes.
• Excellentes compétences de communication en français et en anglais.

Vacancy Status / Statut du poste

Use of Artificial Intelligence / Utilisation de l'intelligence artificielle

Equal Opportunity / Égalité des chances