Senior Accounting Specialist

We are seeking a detail-oriented and proactive Senior Accounting Specialist to join our Architecture & Engineering Finance team. This position is responsible for a wide range of core accounting and finance functions, including general ledger maintenance, fixed asset tracking, AP/AR management, month-end close activities, and financial reporting support. The ideal candidate has strong analytical skills, high attention to detail, and the ability to manage multiple deadlines in a fast-paced environment. 

Key Responsibilities:

• Prepare and post journal entries for: 
• Prepaid Insurance and Other Expenses 
• Depreciation 
• Interest Expense (as applicable) 
• Reconcile key accounts including: 
  • Bank Accounts and Credit Cards 
  • Accounts Payable 
  • Accounts Receivable 
  • Client Prepayments 
• Perform tie-outs and ensure accuracy of financial data and reports. 
• Daily processing of vendor invoices and EFT payments. 
• Daily processing of ACH and Check deposits and ensure proper application to client accounts.  
• Monitor AR inbox for client inquiries and coordinate with the A/E Controller and/or project manager to provide timely support. 
• Finalize and distribute monthly client invoices via email and mail. 
• Responsible for monthly client statements and collection follow-up on invoices over 90 days past due.
• Review and approve employee expenses. 
• Assist with vendor setup, W-9 collection, and COI management. 
• Maintain a fixed asset register and support monthly depreciation entries. 
• Responsible for accurate job setup and project status maintenance in the accounting system, collaborating with the Controller as needed.
• Assist in the QA/QC process for job setups. 
• Provide backup support for client billing platforms.  
• Assist with subconsultant commitment setup and purchase order processes. 

• Associate’s or Bachelor’s Degree in Accounting, Finance, or related field  
• 3+ years of experience in accounting or finance roles. 
• Strong understanding of GAAP and general ledger principles. 
• Proficiency in accounting systems (e.g., QuickBooks, NetSuite, SAP) and Excel. 
• Strong organizational and time management skills 
• Excellent communication and problem-solving abilities. 
• Experience with Ajera is a plus. 

The VIP enterprise is proud to be an equal opportunity employer committed to hiring a diverse and inclusive workforce. VIP upholds equality in every aspect of hiring and employment, affording consideration to employees and candidates without regard to race, color, sex, sexual orientation, gender identity, religion, national origin, or any protected characteristic established under applicable federal, state or local statute or ordinance.