Procurement and Contracts Coordinator

Canada Rail, coentreprise entre Keolis Canada et SNCF Voyageurs, unit l’expertise de Keolis, leader mondial du transport public, à l’expérience internationale de SNCF Voyageurs en transport ferroviaire de passagers, à grande et à vitesse conventionnelle. Ensemble, elles tirent parti de leurs connaissances pratiques acquises à travers l’exploitation de lignes ferroviaires de voyageurs partout dans le monde. 

Keolis Canada est un acteur majeur dans le développement de solutions de mobilité innovantes, centrées sur les passagers et adaptées à l'évolution des besoins des voyageurs et aux attentes des collectivités locales. Son portefeuille diversifié comprend le transport ferroviaire, le transport interurbain et urbain, les tramways, les navettes autonomes électriques et le transport aéroportuaire. 

Depuis plus de 20 ans, Keolis Canada s'est imposé comme un acteur incontournable de la mobilité au Canada, exploitant des réseaux de bus, d'autocars et de tramways dans de grandes villes comme Montréal, Québec, Toronto, Calgary, Edmonton, Vancouver, Kitchener et Ottawa. Membre du groupe Keolis – détenu à 70 % par SNCF et à 30 % par la Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ) –, nous bénéficions du soutien d'un réseau de 70 000 collaborateurs répartis dans 13 pays et générons un chiffre d'affaires de 7 milliards d'euros (11 milliards de dollars canadiens). 

SNCF Voyageurs est une filiale du groupe SNCF qui couvre l'ensemble de la chaîne du voyage, de la vente et du transport à la maintenance et à la sécurité, plaçant le client au cœur de ses préoccupations, en France et en Europe. Forte de plus de 80 ans d'expérience, SNCF Voyageurs opère sous plusieurs marques commerciales, chacune s'adressant à un segment spécifique du marché ferroviaire. SNCF Voyageurs transporte plus de 5 millions de voyageurs par jour et exploite 15 000 trains par jour, avec environ 67 000 employés. Son chiffre d'affaires a atteint 20 milliards d'euros (31 milliards de dollars canadiens) en 2024. 

SNCF Voyageurs a pour mission d'offrir un transport sûr, accessible et efficace aux voyageurs, tout en favorisant la transition écologique par le rail. Elle exploite des services à grande vitesse en France et en Europe, des trains longue distance, des services régionaux et des services internationaux à grande vitesse avec Eurostar et Thalys (du groupe Eurostar) ou Lyria. 

Keolis Canada est fière de participer au projet de train à grande vitesse Alto, reliant Québec à Toronto, en tant que partenaire expérimenté du consortium Cadence. Ce consortium, composé de CPDQ Infra, AtkinsRéalis, SYSTRA Canada et Air Canada, a été sélectionné par le gouvernement canadien pour développer ce projet à l'issue d'un appel d'offres rigoureux. 

Grâce à notre expertise, nous contribuerons à ce projet phare qui révolutionnera la mobilité au Canada pour les générations futures. 

Et ce n'est qu'un début ! Poursuivant notre croissance, nous recherchons des professionnels passionnés et talentueux pour contribuer à façonner l'avenir du train à grande vitesse au Canada. De nombreuses autres opportunités seront bientôt disponibles ! 

www.keolis.com, https://www.sncf-voyageurs.com, www.cadence.info 

Votre rôle 

 À titre de coordonnateur(trice) des approvisionnements & contrats, vous assurez la gestion et le suivi des sous-contrats tout au long de leur cycle de vie, en veillant à leur conformité et à la qualité de la documentation. En collaboration avec les équipes internes et les partenaires externes, vous préparez les contrats, suivez leur exécution et contribuez à une gestion rigoureuse ainsi qu’à l’amélioration continue des pratiques contractuelles et d’approvisionnement. 

Principales responsabilités 

• Gérer le processus de confidentialité en assurant la préparation, la signature, la négociation et l’archivage des ententes de non-divulgation (NDA), ainsi que la formation des parties prenantes.   

• Préparer les documents d’autorisation (AAF) pour les projets de sous-traitance en collaboration avec les équipes techniques, la gestion de projet (PMO) et les finances.   

• Rédiger les projets de sous-contrats à partir des documents autorisés, en assurer la révision et la validation, et coordonner leur acceptation avec les sous-traitants, avec le soutien du juridique au besoin.   

• Veiller à la conformité des contrats et obtenir les approbations requises auprès des parties responsables, notamment le gestionnaire de contrats.   

• Collecter, vérifier et assurer le suivi des documents requis des sous-traitants (assurances, certificats, etc.).   

• Assurer la gestion administrative complète des sous-contrats, de leur octroi jusqu’à leur clôture.   

• Animer les réunions de démarrage contractuel afin d’établir les modalités de collaboration avec les sous-traitants.   

• Maintenir une gestion documentaire rigoureuse, en assurant le classement, la traçabilité et l’archivage des documents contractuels, conformément aux exigences d’audit.  

• Effectuer le suivi et le reporting des contrats actifs dans les systèmes établis.   

• Préparer, négocier et finaliser les avenants contractuels, en évaluant leurs impacts sur les ententes existantes.   

• Assurer la mise à jour continue des registres d’approvisionnement et des contrats (ex. Procurement Register).   

• Contribuer à l’amélioration continue des processus, outils et pratiques en gestion contractuelle et en approvisionnement.   

• Piloter le suivi du profit-at-risk (PAR) des prestations internes et sous-traitées, via une gestion proactive des KPI, afin d’optimiser le profit et d’assurer la fiabilité des estimations dans le compte de résultat.  

Profil recherché 

Connaissance et expérience: 

• Diplôme universitaire en administration, gestion des opérations, droit (ou domaine connexe).   

• Entre 3 et 5 ans d’expérience pertinente en gestion contractuelle, approvisionnement ou gestion de sous-traitance.   

• Connaissance des processus d’approvisionnement et du cycle de vie des contrats.   

• Expérience dans la rédaction, révision et gestion de contrats et d’avenants.   

• Bonne compréhension des enjeux de conformité contractuelle et exigences d’audit.   

• Expérience en collaboration avec plusieurs parties prenantes (équipes internes, fournisseurs, juridique, finance).   

• Connaissance des outils de gestion documentaire et des systèmes de suivi contractuel (ex. registres d’approvisionnement, ERP, SharePoint, etc.).   

• Expérience en environnement de projets (atout – ex. collaboration avec PMO).   

Compétences clées 

• Excellente capacité de rédaction et analyse contractuelle.   

• Rigueur dans la gestion documentaire et le suivi administratif.   

• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec précision.   

• Compétence en négociation (avenants, clauses, conditions contractuelles).   

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, systèmes de gestion documentaire).   

• Rigueur et souci du détail (élément clé pour la conformité et les audits).   

• Organisation et gestion des priorités dans un environnement dynamique.   

• Excellentes habiletés de communication (écrite et orale).   

• Esprit de collaboration et aptitude à travailler avec divers intervenants.   

• Capacité d’analyse et de jugement pour évaluer les risques et impacts contractuels. 

Nos valeurs  

Respect des personnes : 
Nous nous engageons à créer une culture d'inclusivité et de respect dans chaque interaction. 

Intégrité : 
Nous agissons avec transparence et respectons les normes éthiques les plus élevées. 

Gestion responsable :  
Nous donnons la priorité à la durabilité, en assurant une valeur à long terme pour les communautés et l'environnement que nous servons. 

Excellence : 
Nous aspirons à une amélioration continue et à l'innovation dans tous les aspects de notre travail. 

Collaboration : 
Nous croyons en la puissance des perspectives diverses et du travail d'équipe pour favoriser le succès. 

Pourquoi rejoindre Canada Rail? 

✅Une rémunération et des avantages compétitifs : Salaire attractif, primes de performance, assurances collectives et programmes de formation continue. 
✅Une opportunité unique de carrière : Développez vos compétences au sein d’un consortium de renom. 
✅Un environnement collaboratif : Travaillez avec les meilleurs experts en ingénierie et exploitation ferroviaire. 

Chez Canada Rail nous sommes fiers de promouvoir l’égalité des chances en emploi et nous nous engageons à bâtir des équipes qui reflètent la diversité de la société canadienne. Nous visons à éliminer les obstacles à l’accessibilité en emploi et à offrir un environnement de travail inclusif et équitable, où chaque personne est valorisée, quelles que soient son identité ou ses origines, afin de lui permettre de réaliser pleinement son potentiel. Nous encourageons activement les candidatures des Premières Nations ainsi que celles des individus issus de divers horizons. 

Prêt à façonner l’avenir du transport ferroviaire au Canada ? â€¯ 
Postulez dès maintenant et franchissez une nouvelle étape dans votre parcours professionnel avec nous! 

Nous traitons les renseignements personnels recueillis dans le cadre du recrutement conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Ils seront utilisés uniquement pour évaluer votre candidature et protégés selon nos mesures de sécurité. En postulant, vous consentez à leur utilisation.  

Veuillez noter : L'emploi est sujet à des vérifications pré-embauche, y compris les vérifications des antécédents d’emploi.  

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English version 

Canada Rail, a joint venture between Keolis Canada and SNCF Voyageurs, combines the expertise of Keolis, a global leader in public transport, with the international experience of SNCF Voyageurs in passenger rail, both high-speed and conventional. Together, they leverage their practical knowledge acquired through the operation of passenger rail lines around the world.  

Keolis Canada is a leading player in the development of innovative, passenger-focused mobility solutions tailored to the evolving needs of travelers and the expectations of local communities. Its diverse portfolio includes rail transport, intercity and urban transit, tramways, electric autonomous shuttles, and airport transportation.  

For over 20 years, Keolis Canada has established itself as a key mobility player in Canada, operating bus, coach, and tram networks in major cities such as Montreal, Quebec City, Toronto, Calgary, Edmonton, Vancouver, Kitchener, and Ottawa. As a member of the Keolis Group—70% owned by SNCF and 30% by the Caisse de dépôt et placement du Québec (CDPQ)—we benefit from the support of a network of 70,000 employees across 13 countries, with a turnover of €7 billion (CAD 11 billion).  

SNCF Voyageurs is a subsidiary of the SNCF Group, covering the entire travel chain, from sales and transport to maintenance and security, with the customer at the center, in France and Europe. Inheriting more than 80 years of experience, SNCF Voyageurs operates under several commercial brands, each addressing a specific segment of the rail market. SNCF Voyageurs transports more than 5 million passengers daily and operates 15,000 trains daily, with around 67,000 employees. Its turnovers reached € 20 billion (CAD 31 billion) in 2024.  

SNCF Voyageurs' mission is to provide safe, accessible and efficient transport for passengers, while promoting the ecological transition through rail. It operates high-speed services in France and Europe, long-distance trains, regional services and international high-speed services with Eurostar and Thalys (under Eurostar Group) or Lyria.  

Keolis Canada is proud to participate in the Alto high-speed train project, connecting Quebec City to Toronto, as an experienced partner within the Cadence consortium. This consortium, including CPDQ Infra, AtkinsRéalis, SYSTRA Canada, and Air Canada, was selected by the Canadian government to develop this project following a rigorous bidding process.   

With our expertise, we will contribute to this landmark project which is set to revolutionize mobility in Canada for future generations.  

And this is just the beginning! As we continue to grow, we are looking for passionate and talented professionals to help shape the future of high-speed rail in Canada. Many more opportunities will be available soon!  

www.keolis.com, www.sncf-voyageurs.com, www.cadence.info  

Your Role 

As a Procurement & Contracts Coordinator, you are responsible for managing and monitoring subcontracts throughout their lifecycle, ensuring compliance and the quality of documentation. In collaboration with internal teams and external partners, you prepare contracts, oversee their execution, and contribute to rigorous management as well as the continuous improvement of contractual and procurement practices. 

Key Accountabilities

• Manage the confidentiality process by preparing, negotiating, signing, and archiving non-disclosure agreements (NDAs), and training stakeholders.   

• Prepare authorization documents (AAF) for subcontracting projects in collaboration with technical teams, the Project Management Office (PMO), and Finance.   

• Draft subcontract agreements based on approved documentation, ensure their review and validation, and coordinate their acceptance with subcontractors, with support from Legal when required.   

• Ensure contract compliance and obtain the required approvals from responsible parties, including the Contract Manager.   

• Collect, verify, and follow up on required subcontractor documents (insurance certificates, compliance documents, etc.).   

• Ensure full administrative management of subcontracts, from award through to close-out.   

• Lead contract kickoff meetings to establish collaboration terms with subcontractors.   

• Maintain rigorous document management by ensuring proper filing, traceability, and archiving of contract documentation in compliance with audit requirements.   

• Monitor and report on active contracts within established systems.   

• Prepare, negotiate, and finalize contract amendments, assessing their impact on existing agreements.   

• Ensure ongoing updates of procurement and contract registers (e.g., Procurement Register).   

• Contribute to the continuous improvement of processes, tools, and practices in contract management and procurement.   

• Lead the monitoring of profit-at-risk (PAR) for internal and subcontracted services by proactively managing KPIs to maximize profitability and ensure reliable estimates in the income statement. 

Profile Sought   

Knowledge and Experience    

• Bachelor’s degree in administration, operations management, law, or a related field.   

• 3 to 5 years of relevant experience in contract management, procurement, or subcontract management.   

• Knowledge of procurement processes and the contract lifecycle.   

• Experience in drafting, reviewing, and managing contracts and amendments.   

• Strong understanding of contract compliance requirements and audit standards.   

• Experience working with multiple stakeholders (internal teams, suppliers, legal, finance).   

• Familiarity with document management tools and contract tracking systems (e.g., procurement registers, ERP, SharePoint, etc.).   

• Experience in a project-based environment (asset – e.g., collaboration with a PMO). 

Key Skills     

• Excellent writing and contract analysis skills.   

• Strong attention to detail in document management and administrative follow-up.   

• Ability to manage multiple files simultaneously with accuracy.   

• Negotiation skills (amendments, clauses, contractual terms and conditions).   

• Proficiency with office tools (Excel, Word, document management systems).   

• Strong attention to detail and rigor (key for compliance and audits).   

• Strong organizational and priority management skills in a dynamic environment.   

• Excellent communication skills (written and verbal).   

• Strong teamwork and ability to collaborate with diverse stakeholders.   

• Analytical skills and sound judgment to assess contractual risks and impacts. 

Our Values  

Respect for People:  

We foster a culture of inclusivity and respect in every interaction.  

Integrity:  

We operate with transparency and uphold the highest ethical standards.  

Stewardship:   

We prioritize sustainability, ensuring long-term value for communities and the environment.   

Excellence:  

We strive for continuous improvement and innovation in all aspects of our work.   

Collaboration:  

We believe in the power of diverse perspectives and teamwork to drive success.  

Why joining Canada Rail?  

✅Competitive compensation and benefits: Attractive salary, performance bonuses, group insurance, and continuing education programs.  

✅A unique career opportunity:  Develop your skills within a renowed consortium.  

✅A collaborative environment:  Work with top experts in railway engineering and operations.  

At Canada Rail, we are proud to promote equal employment opportunities and are committed to building teams that reflect the diversity of Canadian Society.  We aim to remove barriers to employment accessibility and provide an inclusive and equitable work environment, where every person is valued, regardless of their identity or background, to enable them to achieve their full potential.  We actively encourage applications from First Nations as well as individuals from diverse backgrounds.  

Ready to shape the future of rail in Canada?    

Apply now and take the next step in your career with us!   

We process personal information collected during recruitment in accordance with the Act respecting the protection of personal information in the private sector.  It will be used solely to evaluate your application and will be protected by our security measures.  By applying, you consent to its use.  

Please note: Employment is subject to pre-employment checks, including employment background checks.