Payroll and HR Technician

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Introduction

Nous recherchons une personne digne de confiance et respectueuse, qui agit toujours de manière intègre. Une personne imaginative et proactive, ayant un bon sens des opportunités. Une personne perspicace et adaptable, orientée vers l’action. Nous avons besoin d’un membre d’équipe discipliné, concentré et responsable. Si vous vous reconnaissez dans ces valeurs, joignez-vous à notre entreprise et contribuez à façonner l’avenir.

Responsabilités générales

Relevant de la Chef, Ressources humaines et service de la paie, le/la technicien(ne) paie et RH est responsable de l’administration du cycle complet de la paie pour environ 350 employés non syndiqués.

La personne titulaire du poste participe au processus annuel de fin d’année de la paie et agit comme principal remplaçant du/de la spécialiste de la paie lors des absences.

En plus de ses responsabilités liées à la paie, le/la technicien(ne) RH et paie joue un rôle clé dans la gestion des dossiers d’invalidité des employés, l’administration des programmes d’avantages sociaux de l’organisation et la maintenance des systèmes.

Responsabilités principales 

Administration du cycle complet de la paie

• Prendre en charge et gérer l’ensemble du processus de paie pour environ 350 employés non syndiqués.
• Réviser, valider et traiter toutes les données nécessaires au traitement de la paie, notamment les nouvelles embauches, les cessations d’emploi, les congés, les changements salariaux, les promotions, les bonis, les commissions, les allocations, les retenues, les vacances, les avantages imposables et autres ajustements.
• Traiter la paie régulière ainsi que les paies hors cycle, spéciales et les ajustements de paie, lorsque requis.
• Calculer et traiter les rémunérations régulières et non régulières, notamment les salaires, bonis, commissions, indemnités de vacances, paiements rétroactifs, allocations, avantages imposables et autres paiements spéciaux.
• Traiter les cessations d’emploi, notamment la paie finale, le paiement des vacances, les indemnités prévues par la loi, les indemnités de départ et autres montants applicables liés à la cessation d’emploi, ainsi que produire les relevés d’emploi (ROE).
• S’assurer que la paie est traitée conformément aux législations fédérales et provinciales applicables au Manitoba ainsi qu’aux politiques de l’entreprise.

Administration de la paie et des avantages sociaux

• Coordonner la mise en place et le suivi des avantages sociaux pour les employés.
• Agir comme premier point de contact pour les questions des employés concernant les retenues salariales et les avantages sociaux.
• Traiter le paiement des factures.
• Communiquer avec les fournisseurs d’avantages sociaux concernant les problèmes d’adhésion, les questions d’admissibilité, les changements de couverture et les écarts dans les dossiers des employés.

Gestion des dossiers d’invalidité

• Gérer et coordonner les dossiers d’invalidité de courte et de longue durée, les lésions professionnelles et les demandes d’indemnisation des accidents du travail.
• Coordonner les démarches avec les employés, les gestionnaires, la Paie, les Ressources humaines, les assureurs et les organismes gouvernementaux concernés.
• Fournir des conseils relativement aux aspects administratifs des congés d’invalidité et des processus de retour au travail, tout en assurant la confidentialité, et préparer les rapports liés aux absences et à l’invalidité.

Systèmes RH, paie et avantages sociaux

• Traiter les chargements de données (Load) dans les systèmes et examiner les rapports d’erreurs afin d’en assurer l’exactitude.
• Effectuer régulièrement des audits des données de paie et d’avantages sociaux des employés.
• Participer aux mises à jour, aux améliorations et aux implantations de systèmes.
• Préparer les rapports récurrents et ponctuels de paie et d’avantages sociaux requis pour les besoins de production de rapports RH, de budgétisation et de prévisions financières.

Exigences en matière d’éducation et d’expérience

• Diplôme collégial ou certificat en administration de la paie, comptabilité, ressources humaines ou dans un domaine connexe, ou expérience pertinente équivalente.
• De 3 à 5 ans d’expérience progressive en administration de la paie canadienne.
• Titre de Professionnel en conformité de la paie de L’INP ou être activement en voie d’obtenir cette certification.

Compétences professionnelles

• Expérience démontrée dans le traitement autonome d’un cycle complet de paie.
• Solide connaissance des pratiques et exigences canadiennes en matière de paie.
• Maîtrise avancée d’Excel, des systèmes de paie et des systèmes d’information en ressources humaines (SIRH).
• Grande attention aux détails et souci de l’exactitude.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps.
• Excellentes aptitudes en communication en français et en anglais.
• Capacité à traiter des renseignements hautement confidentiels avec discrétion et professionnalisme.

Rémunération globale

La fourchette salariale de base pour ce poste est de 65,000$ à 80,000 $. Le salaire de départ réel sera déterminé en fonction de plusieurs facteurs, dont les compétences, l’expérience, les qualifications, la formation et le lieu. En plus du salaire de base, ce poste donne accès à notre programme de boni annuel ou au régime d’incitation aux ventes.

Ce que nous offrons :

• Programme de boni annuel
• Assurances collectives dès la date d’embauche
• Régime enregistré d’épargne-retraite (REER et RPDB) pour les employés admissibles
• Programme d’aide aux employés (PAE)
• Programme d’achat d’actions pour les employés admissibles (PAAE)
• Programme de reconnaissance des employés
• Cafétéria complète avec spéciaux hebdomadaires; café et thé gratuits
• Salle d’entrainement gratuite sur place
• Stationnement gratuit
• Stationnement borne électrique
• Remboursement de frais de scolarité
• Anniversaires de services
• Programme de références des employés
• Bonification du congé de maternité

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Introduction

We are looking for a trustworthy and respectful individual who consistently does the right thing. Someone who is imaginative and proactive, with a keen eye for what is possible. A perceptive and adaptive person who is action oriented. We need a disciplined, focused, and accountable team member. If you embody these values, come join our company and help us shape the future.

General Responsibilities

Reporting to the Manager, HR and payroll services, Technician Payroll & HR is responsible of the full payroll cycle for approximately 350 employees.

This position has end-to-end ownership of payroll operations, including payroll preparation and processing, employee data maintenance, year-end reporting support and employee support.

The position supports the annual payroll year-end process and serves as the primary backup for the Payroll Specialist during absences.

In addition to payroll responsibilities, the HR & Payroll Technician plays a key role in the management of employee disability claims, administration of the organization’s employee benefit programs and systems maintenance.

Key Responsibilities

Full-Cycle Payroll Administration

• Own and manage the complete end-to-end payroll process for approximately 350 non-unionized employees.
• Review and validate and process all payroll inputs prior to processing, including new hires, terminations, leave of absence, salary changes, promotions, bonuses, commissions, allowances, deductions, leaves, vacation, taxable benefits and other adjustments.
• Process regular payroll as well as off-cycle, special and adjustment payrolls when required.
• Calculate and process regular and non-regular earnings, including salaries, bonuses, commissions, vacation pay, retroactive payments, allowances, taxable benefits and other special payments.
• Process employee terminations, including final pay, vacation payouts, statutory payments severance pay and other applicable termination-related amounts and issue ROEs.
• Ensure payroll is processed in accordance with applicable federal and provincial legislation and company policies.

Payroll and Benefits Administration

• Coordinate benefits setup and follow up for employees.
• Act as a first point of contact for employee questions related to payroll deductions and benefits.
• Process payment of invoices.
• Communicate with benefit providers regarding enrollment issues, eligibility questions, coverage changes and employee discrepancies.

Disability Claim Management

• Manage and coordinate short-term, long-term disability, occupational injury and worker’s compensation claims.
• Coordinate the file with employees, managers, Payroll, HR, insurers and applicable government agencies.
• Provide guidance on the administrative aspects of disability leaves and return-to-work processes, while maintaining confidentiality, preparing disability/absence reports.

HRIS, Payroll and Benefits Systems

• Process system data loads and review error reports to ensure accuracy.
• Perform regular audits of employee payroll and benefits data.
• Participate in system upgrades, enhancements and implementations.
• Prepare recurring and ad hoc payroll and benefits reports required for HR reporting, budgeting and forecasting.

Education & Experience Requirements

• College diploma or certificate in Payroll Administration, Accounting, Human Resources or a related field, or equivalent relevant experience.
• 3-5 years of progressive experience in Canadian payroll administration.
• Payroll Compliance Professional (PCP) designation or actively pursuing the PCP designation.

Core Competencies

• Demonstrated experience processing a full payroll cycle independently.
• Strong understanding of Canadian payroll practices and requirements.
• Advanced Excel skills, Payroll systems and HRIS.
• Strong attention to detail and accuracy.
• Excellent organizational and time-management skills.
• Excellent communication and interpersonal skills in both French & English
• Ability to handle highly confidential information with discretion and professionalism.

Total Rewards

The range of starting base pay for this role is 65,000– 80,000k. Actual starting pay will be based on a wide range of factors including, but not limited to, relevant skills, experience, qualifications, education and location. In addition to base pay, this position is eligible for participation in either (i) our annual bonus program or (ii) a sales incentive plan.

What we have to offer employees at our site:

• Annual bonus plan
• Health insurance commences upon start date
• Registered Retirement Savings Plan (RRSP & DPSP) for qualifying employees
• Employee Assistance Program (EAP)
• Employee Stock Purchase Plan (ESPP) for qualifying employees
• Employee Recognition Program
• Full-service cafeteria with weekly lunch specials; free coffee and tea
• Free onsite gym
• Free parking
• Electric vehicle parking
• Tuition reimbursement
• Years of Service Awards
• Employee Referral Program
• Maternity Leave top-up

We are an Equal Opportunity Employer. We are committed to building diverse teams, representative of the patients and communities we serve, and we strive to create an inclusive workplace that cultivates collaboration.