Payroll & Benefits Administrator

Cando Rail & Terminals est un fournisseur nord-américain de premier plan de services ferroviaires et terminaux, opérant partout au Canada et aux États-Unis. Nous employons environ 2 000 employés à travers le Canada et les États-Unis. L'administrateur de la paie et des avantages sociaux fait partie de notre équipe corporative qui soutient notre entreprise en constante croissance.

Cando gère une paie bihebdomadaire dans 7 entreprises entre le Canada et les États-Unis. Notre paie est traitée avec UKG Pro et WFM. Les heures de travail générales sont du lundi au vendredi, 8 heures par jour. Cando offre un plan d'avantages sociaux complet ainsi qu'un programme de propriété des employés. Cando est reconnue comme l'une des entreprises les mieux gérées du Canada depuis plus de 9 ans alors que nous continuons de viser l'excellence.

Description du poste

L'administrateur de la paie et des avantages sociaux est responsable de la livraison exacte de la paie et de l'administration des prestations pour les opérations de Cando à travers le Canada. L'Administrateur fait partie d'une équipe de professionnels de la paie pour gérer tous les aspects de la paie, y compris le traitement, la conformité et les rapports, ainsi que l'administration des programmes d'avantages sociaux canadiens de l'entreprise.

Rôle et responsabilités

Paie

• Complète les feuilles de paie bihebdomadaires canadiennes de Cando, incluant la confirmation des entrées dans les temps, le suivi des heures, la gestion des déductions/saisies/allocations, la correction des erreurs de codage, la soumission aux banques, la publication aux comptes généraux et la complétion des transferts de fonds
• Gérer tous les changements apportés aux employés, y compris la configuration des employés, les changements de postes, de salaires, de départements, etc., tels que les changements liés à la paie
• Préparez tous les formulaires liés à la paie tels que les ROE, les T4, les demandes SUB, les sondages, les vérifications d'emploi et les formulaires de paie WCB
• Soutenez les administrateurs de paie américains de Cando dans la gestion des systèmes et les rapports
• Coordonner les données d'examen de la rémunération, y compris la participation à des sondages et l'analyse des données
• Participez aux améliorations continues des logiciels de paie et des interfaces pour les employés
• Conservez toutes les copies des dossiers de paie et les exigences par voie législative
• Participer à tous les équilibrages, rapports et rapprochements requis, et participer aux audits annuels
• Répondre à toutes les questions des employés liées à la paie et collaborer avec des agences externes pour fournir les informations sur la paie comme permis
• Bâtissez des relations solides et des liens avec tous les niveaux de gestion et d'employés à travers l'organisation

Avantages

• Administre le plan d'avantages sociaux de l'entreprise par des activités telles que l'inscription/les cessations, le suivi des droits, la perception des frais, le remboursement des paiements, le rapprochement des relevés mensuels et le remise des rapports mensuels
• Travailler avec les courtiers en prestations de Cando au Canada à travers la conception, la mise en œuvre et les processus de réinscription au besoin
• Effectuer tous les équilibrages, rapports et rapprochements requis, y compris la préparation de tous les rapports législatifs
• Préparez et gérez toutes les communications des employés en ce qui concerne les programmes d'avantages sociaux, y compris les réinscriptions et les changements de police ou de primes.
• Répondez à toutes les questions des employés concernant les régimes et couvertures d'avantages sociaux
• Assurez-vous que la confidentialité soit maintenue dans toutes les affaires

Compétences, connaissances et aptitudes

• Solide connaissance des systèmes de paie et des exigences en matière de rapports
• Le poste exige une maîtrise du français et de l'anglais, avec la capacité de communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit
• Connaissance des politiques, principes, lois et dispositions relatives aux conventions collectives sur la paie, les ressources humaines et les avantages sociaux
• Capacité à assimiler l'information, les règles, les règlements, la législation, les politiques, etc., et à les expliquer aux employés, gestionnaires et agences externes avec courtoisie, tact et discernement
• Capacité à respecter les délais urgents liés à l'administration de la paie et des avantages sociaux; flexible mais très organisé avec une attention supérieure aux détails
• Compétent dans l'utilisation de Word, Excel, de logiciels de paie et de rapports d'agences externes
• Connaissances de base sur les règlements/lois pertinents pour l'Agence du revenu du Canada, les commissions d'indemnisation des travailleurs, les normes d'emploi, les relations de travail, l'assurance-emploi dans les différentes juridictions
• Capacité à faire preuve de discernement et de bon jugement concernant des questions sensibles ou confidentielles et à fournir de l'information
• Les compétences interpersonnelles combinant écoute active et communication efficace, incluant la capacité d'extraire des informations pertinentes et de présenter et maintenir une décision diplomatiquement
• Capacité à établir des liens avec les gens et à influencer les opinions, attitudes ou jugements; Capacité prouvée à dialoguer efficacement et à bâtir des relations
• Démontre une communication orale et écrite efficace avec les employés et les agences externes
• Démontre des compétences en collecte d'informations utilisées pour trouver et identifier l'information essentielle

Éducation et expérience

• Un diplôme, un diplôme ou une certification liée à la paie NPI est un atout
• 3 à 5 ans d'expérience dans le traitement de la paie et l'administration des avantages sociaux
• Expérience avec la paie et les avantages sociaux dans plusieurs juridictions
• L'expérience de travail avec UKG Workforce Management and Pro est un atout
• Expérience avec l'intelligence d'affaires, les indicateurs de performance (KPI) ou des processus de rapports similaires liés à la paie et aux rapports d'avantages sociaux

Note : Cette description n'a pas pour but de limiter l'attribution des tâches ni d'être interprétée comme une liste complète des nombreuses tâches à accomplir par l'incumbent. Les qualifications sont fournies afin que les candidats intéressés comprennent le niveau d'expertise requis dans ce poste.

Cando Rail & Terminals is a leading North American rail and terminal services provider with operations across Canada and the United States. We employee approximately 2000 employees throughout Canada and the US. The Payroll and Benefits Administrator is part of our corporate team providing support to our ever-growing business.

Cando runs biweekly payroll in 7 companies between Canada and the US. Our payroll is processed using UKG Pro and WFM.. General working hours are Monday to Friday, 8 hours per day. Cando provides comprehensive benefits plan along with an employee ownership program. Cando has been recognized as one of Canada’s Best Managed Companies for over 9 years as we continue to strive for excellence.

Job Description

The Payroll and Benefits Administrator is responsible for accurate delivery of payroll and the administration of benefits for Cando’s operations across Canada. The Administrator works as part of a team of payroll professionals to manage all aspects of payroll including processing, compliance, and reporting along with administering the company’s Canadian benefit programs.

Role & Responsibilities

Payroll

• Completes Cando’s Canadian bi-weekly payrolls including confirming time entries, monitoring hours, managing deductions/garnishments/allowances, correcting coding errors, submitting to banks, posting to GLs, and completing remittances
• Manage all changes to employees including employee setups, changes to positions, wages, departments, etc. as the changes relate to payroll
• Prepare all payroll related forms such as ROEs, T4s, SUB applications, surveys, employment verifications, and WCB payroll forms
• Support Cando’s US payroll administrators in system management and reporting
• Coordinate compensation review data including participating in surveys and analyzing data
• Participate in the ongoing enhancements to payroll software and employee interfaces
• Maintain all copies of payroll records and required through legislative avenues
• Participate in all required balancing, reporting, and reconciliations and participate in annual audits
• Answer all employee questions related to payroll and work with outside agencies to deliver payroll information as is permitted
• Build strong relationships and rapport with all levels of management and employees throughout the organization

Benefits

• Administers the company’s benefits plan through activities such as enrolment/terminations, tracking entitlements, collecting fees, remitting payments, reconciling monthly statements, and remitting monthly reports
• Work with Cando’s benefit brokers in both Canada through the design, implementation, and re-enrolment processes as needed
• Perform all required balancing, reporting, and reconciliations including preparing all legislative reporting
• Prepare and manage all employee communications as it relates to benefit programs, including re-enrolments, and changes to policy or premiums.
• Answer all employee questions related to benefit plans and coverages
• Ensure confidentiality is maintained in all matters

Skills, Knowledge, & Abilities

• Strong knowledge of payroll systems and reporting requirements
• The position requires proficiency in both French and English, with the ability to communicate effectively in verbal and written formats
• Knowledge of payroll, human resource, and benefits policies, principles, legislation and collective agreement provisions
• Ability to assimilate information, rules, regulations, legislation, policies etc., and to explain the same to employees, managers, and outside agencies with courtesy, tact, and discretion
• Ability to meet time sensitive deadlines that exist with payroll and benefit administration; flexible but highly organized with superior attention to detail
• Skilled in the use of Word, Excel, payroll software, and outside agency reporting software
• Core knowledge of relevant regulations/legislation for the Revenue Canada Agency, Worker’s Compensation Boards, Employment Standards, Labour Relations, Employment Insurance in the various jurisdictions
• Ability to exercise discretion and good judgement regarding sensitive or confidential issues and in providing information
• Interpersonal skills combining active listening with effective communication, including ability to extract pertinent information and diplomatically present and maintain a decision
• Ability to establish rapport with people and influence opinions, attitudes, or judgements; proven ability to dialogue effectively and build relationships
• Demonstrates effective oral and written communication with the employees and external agencies
• Demonstrates information gathering skills used to find and identify essential information

Education & Experience

• Degree, diploma, or NPI payroll related certification is an asset
• 3-5 years’ experience processing payroll and administering employee benefits
• Experience working with payroll and benefits in multiple jurisdictions
• Experience working with UKG Workforce Management and Pro is an asset
• Experience with business intelligence, KPI, or similar reporting processes as it relates to payroll and benefit reports

Note: This description is not intended to limit the assignment of work or be construed as a complete list of the many duties to be performed by the incumbent. The qualifications are provided so interested candidates understand of the level of expertise required in this position.