Executive Assistant to the CFO / Assistant(e) exécutif(ve) du CFO

Position: Permanent

Position Type: Full time non-unionized position

Hours of work: 8:30 am to 4:30 pm (with one-hour unpaid lunch), Monday to Friday (On site, 5 days a week).

Branch: Business Office

Location: Office is located in Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Salary Range: TFS has a compensation framework for non-unionized employees, which is determined by the nature of the position and the candidate’s level of experience. For this position, the salary range is: $80,000 - $100,000

Start Date: June 2026

About the position

Reporting to the Chief Financial Officer, the Executive Assistant is responsible for the office administration duties for the CFO and Business Office. As the Executive Assistant, customer service and organization  is your passion, and you will utilize your skills to create great rapport with our community. This is a bilingual role.

This is a key role to TFS as it is the first face parents and staff see in the Administration Building. A high level of confidentiality is required.

Key Responsibilities

• Communication: serving as the central point of contact for the Business Office and the Administrative Building.  Key contact for all visitors to the Business Office.  May serve as back up for main reception and switchboard during lunch and absences Serve as the key contact for all Business Office visitors and provide backup coverage for the main reception and switchboard during lunch and absences.

• Calendar and Meeting Management: Manage the Chief Financial Officer's (CFO) calendar, including arranging meetings, booking rooms, coordinating virtual calls, and providing meeting support. Oversee the Board calendar and maintain the school-wide resource calendar, including all bookings for the Boardroom.

• Contract and Policy Management: Manage all contracts, including maintaining organized contract folders and lists to ensure timely renewal and proper filing. Oversee 3rd party facility rentals (approx. $750K annually) and manage after-school vendor contracts, including liaising with branch coordinators, collecting required documentation (VSS, Insurance), and assisting with facility management contract administration (invoicing and collections). Coordinate updates and manage TFS internal policy folders.

• Financial and Administrative Support: Provide administrative support to the Business Office, including electronic filing, accounts payable (AP) and accounts receivable (AR) functions (vendor management, cash receipts, cheques, processing childcare forms, issuing receipts). Process the CFO's credit card and assist with the annual institutional insurance renewal, including application completion and coordinating Certificates of Insurance. Prepare formal correspondence to parents and vendors as required.

• Office Operations and Logistics: Manage all centralized office operations and supplies for the Business Office and 306 Administrative Building, including maintaining office and kitchen areas, managing all internal/external mail, couriers, and the postage machine. Coordinate catering orders for the Business Office and Board meetings as needed. Manage and distribute all supplies (stationary, letterhead, photocopier supplies, ID cards), including ordering business cards and name tags for the whole school. Handle annual parking sticker distribution and management for all staff and students. Maintain off-site storage records, recycle bins, documentation for the whole school, and absence management calendars for the Business Office and summer vacation schedules.

• Project Support: Support new staff onboarding and execute various projects and other administrative duties as assigned by the CFO.

Who we are looking for

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

• Undergraduate Degree or Diploma in Office Administration or equivalent.

• Minimum of 5 years' progressive experience working an administrator and/or as a bilingual administrative assistant in a mid-size environment.

• Advanced knowledge of Microsoft Office suite (intermediate level for Word and Excel).Experience with Google suite of applications an asset

• Bilingualism required (French & English): oral and written.

•  Excellent customer service skills and communication skills

• Enthusiastic, professional and energetic manner on the phone and in person; organized;

• Polite, punctual, flexible;

• Able to prioritize and work independently;

• Able to exercise initiative, and be proactive in finding solutions;

• Will be required to work in a busy environment with constant interruptions requiring multi-tasking skills;

• Use discretion and good judgment;

• Demonstrated experience in learning new technology and automation; Be accurate in data processing tasks.

What we offer

TFS is an exceptional place to work, and our offers are generous as well as competitive in the marketplace in terms of:

• A competitive compensation

• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP from the first day of employment

• Generous vacation policy and additional paid time off

• A stimulating working environment

• Multiple professional development opportunities

• A rewarding career where you can make a difference

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

TFS does not use Artificial Intelligence (AI) in its recruitment or selection processes. We kindly ask candidates who choose to use AI tools when preparing their application materials to disclose this during the recruitment process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a résumé here as soon as possible.

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Poste : Permanent

Type de poste : Temps plein, non syndiqué

Horaire de travail : De 8 h 30 à 16 h 30 (avec une de pause déjeuner non rémunérée), du lundi au vendredi (en personne, 5 jours par semaine)

Service : Bureau des affaires

Lieu de travail : Campus de Toronto – 306, avenue Lawrence Est, Toronto (Ontario) M4N 1T7

Échelle salariale : TFS dispose d’un cadre de rémunération pour les employés non syndiqués, établi selon la nature du poste et le niveau d’expérience du candidat ou de la candidate. Pour ce poste, l’échelle salariale se situe entre 80 000 $ et 100 000 $.

Date d’entrée en fonction : Juin 2026

La position

Reportant à la directrice financière (CFO), l'assistant-e exécutif-ve est responsable des fonctions administratives du CFO et du Bureau des affaires. Dans ce rôle, vous mettrez à profit votre sens du service à la clientèle et vos excellentes aptitudes organisationnelles afin de créer et d’entretenir des relations positives avec notre communauté. Il s’agit d’un poste bilingue.

Ce poste joue un rôle clé à TFS, puisqu’il constitue souvent le premier point de contact pour les parents, le personnel et les visiteurs de l’édifice administratif. Un très haut niveau de confidentialité est donc essentiel.

Principales responsabilités

• Communication: Agir comme point de contact central pour le Bureau des affaires et l’édifice administratif. Accueillir les visiteurs du Bureau des affaires et assurer un excellent service à la clientèle. Fournir un soutien de remplacement à la réception principale et au standard téléphonique pendant les heures de dîner et les absences.

• Gestion de l’agenda et des réunions: Gérer l’agenda du CFO, notamment en organisant les réunions, en réservant les salles, en coordonnant les appels virtuels et en assurant le soutien logistique nécessaire. Assurer la gestion du calendrier du conseil d’administration. Maintenir le calendrier des ressources de l’école, y compris toutes les réservations de la salle du conseil.

• Gestion des contrats et des politiques: Gérer l’ensemble des contrats, notamment en maintenant des dossiers et des listes à jour afin d’assurer leur renouvellement en temps opportun et leur classement adéquat. Superviser les locations d’installations à des tiers (environ 750 000 $ par année). Gérer les contrats des fournisseurs des programmes parascolaires, notamment en collaborant avec les coordonnateurs de services, en recueillant les documents requis (vérification du secteur vulnérable, assurances) et en soutenant l’administration des contrats liés à la gestion des installations (facturation et recouvrement). Coordonner les mises à jour et la gestion des dossiers de politiques internes de TFS.

• Soutien administratif et financier: Fournir un soutien administratif au Bureau des affaires, y compris le classement électronique ainsi que les fonctions liées aux comptes fournisseurs et aux comptes clients (gestion des fournisseurs, encaissements, chèques, traitement des formulaires de garde d’enfants et émission de reçus). Effectuer le traitement des dépenses associées à la carte de crédit du CFO. Participer au renouvellement annuel des assurances institutionnelles, notamment en remplissant les demandes et en coordonnant les certificats d’assurance. Préparer, au besoin, la correspondance officielle destinée aux parents et aux fournisseurs.

• Gestion des opérations de bureau et logistique: Assurer la gestion centralisée des opérations administratives et des fournitures pour le Bureau des affaires et l’édifice administratif du 306. Veiller au bon fonctionnement des espaces de bureau et des cuisines. Gérer le courrier interne et externe, les services de messagerie et la machine à affranchir. Coordonner les commandes de traiteur pour le Bureau des affaires et les réunions du conseil d’administration. Gérer et distribuer les fournitures (papeterie, papier à en-tête, fournitures pour photocopieurs, cartes d’identité), y compris la commande des cartes professionnelles et des porte-noms pour l’ensemble de l’école. Assurer la gestion et la distribution annuelles des vignettes de stationnement pour les membres du personnel et les élèves. Maintenir les registres d’entreposage hors site, les bacs de recyclage, les documents administratifs de l’école ainsi que les calendriers de gestion des absences du Bureau des affaires et des vacances estivales.

• Soutien aux projets: Participer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux employés. Contribuer à divers projets et effectuer toute autre tâche administrative confiée par le CFO.

La personne que nous cherchons

Nous recrutons des candidats qui mettent en évidence nos valeurs d’intégrité, de discernement, de respect et d’engagement. Le profil idéal est le suivant :

• Diplôme universitaire ou collégial en administration de bureau ou dans un domaine connexe;

• Minimum de cinq (5) années d’expérience progressive à titre d’administratrice ou administrateur et/ou d’adjointe administrative bilingue ou adjoint administratif bilingue dans un environnement de taille moyenne;

• Connaissance avancée de la suite Microsoft Office (niveau intermédiaire pour Word et Excel); la maîtrise des applications Google Workspace constitue un atout;

• Bilinguisme requis (français et anglais), à l’oral et à l’écrit;

• Excellentes aptitudes en service à la clientèle et en communication;

• Attitude enthousiaste, professionnelle et dynamique au téléphone comme en personne;

• Sens de l’organisation, courtoisie, ponctualité et flexibilité;

• Capacité à établir les priorités et à travailler de façon autonome;

• Esprit d’initiative et approche proactive dans la recherche de solutions;

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique comportant de nombreuses interruptions et exigeant une excellente gestion des priorités;

• Discrétion et jugement professionnel;

• Capacité démontrée à apprendre de nouvelles technologies et à s’adapter à l’automatisation des processus;

• Souci de l’exactitude dans le traitement des données.

Ce que nous offrons

TFS offre à ses employés un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont généreuses et compétitives en matière de :

• Une rémunération compétitive

• Une assurance collective attrayante et la participation à un plan REER ou RREO dès le premier jour d'emploi

• Une politique de vacances généreuse et des congés payés supplémentaires

• Un environnement de travail stimulant

• De multiples possibilités de développement professionnel

• Une carrière enrichissante où vous pouvez faire la différence.

TFS accueille les candidatures des peuples indigènes, des personnes handicapées, des minorités visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identités de genre, et de tous ceux qui possèdent les compétences et les connaissances nécessaires pour s'engager de manière productive auprès de diverses communautés.

Si vous avez besoin d'aménagements, veuillez-nous en informer à l'avance et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins. TFS s'engage à fournir des aménagements tout au long du processus de recrutement et de sélection.

TFS n’utilise pas l’intelligence artificielle (IA) dans ses processus de recrutement ou de sélection. Nous demandons aimablement aux candidats qui choisissent d’utiliser des outils d’IA pour préparer leurs documents de candidature de le mentionner lors du processus de recrutement.

Les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer une lettre de motivation et un curriculum vitae ici. Veuillez utiliser le portail des candidats via le lien fourni.

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