Administrateur Temporaire de la Paie et des Comptes Clients / Temporary Payroll and Accounts Receivable Administrator
University of Ottawa Students' Union • Ottawa, Ontario • Part Time
Posted on Sat, Jul 18, 2026
(English Follows)
Poste : Administrateur·trice temporaire de la paie et des comptes clientsStatut : Contrat temporaire de quatre (4) moisHeures de travail : 20 heures par semaineSalaire : 21.75 $/heure (avec augmentations et avantages conformément à la convention collective)Sous la responsabilité du/de la : Agent·e comptable et directeur·trice des financesType de poste : Remplacement d’un poste vacant existant
Ce poste est syndiqué en tant que poste « A-1 » dans le cadre du SCFP 4943. Description du poste
L’administrateur·trice temporaire de la paie et des comptes clients est responsable du traitement de la paie des employé·e·s du SÉUO, y compris les membres du personnel, de l’Exécutif et de la direction. La personne titulaire du poste assure également la gestion des documents et des transactions nécessaires à la bonne administration financière ainsi qu’à la vérification des dossiers de paie.
Responsabilités : Les responsabilités de l'administrateur·trice de la paie comprennent notamment, sans s'y limiter :
- Effectuer avec exactitude les saisies de paie aux deux semaines;
- Envoyer un courriel aux gestionnaires toutes les deux semaines afin de confirmer les changements survenus au cours de la période de paie, notamment les nouvelles embauches, les départs ou les promotions, avant le traitement de la paie;
- Collaborer avec l’équipe afin de vérifier les sommaires de paie et de résoudre toute divergence;
- Effectuer le suivi auprès des employé·e·s dont le dossier des ressources humaines est incomplet (formulaires TD1 provincial et fédéral, lettre d’offre, spécimen de chèque, etc.) afin de compléter leur dossier et de traiter leur paie dans les délais;
- Mettre à jour et tenir à jour les dossiers des employé·e·s dans Humi, notamment les embauches et les départs;
- Configurer les groupes de paie dans Humi afin de répondre aux les exigences internes de production de rapports de l’organisation;
- Collaborer avec le service des ressources humaines afin d’assurer l’exactitude des données relatives aux employé·e·s;
- Gérer les systèmes électroniques de suivi du temps de travail;
- Vérifier les heures rémunérables, les rémunérations supplémentaires et les retenues salariales;
- Effectuer le suivi des feuilles de temps non approuvées auprès des gestionnaires ou des superviseur·e·s avant le traitement de la paie;
- Effectuer une vérification complète de la paie avant son approbation finale;
- Préparer, produire et remettre les relevés de rémunération, les talons de paie ainsi que les feuillets T4 et T4A;
- Répondre aux questions des employé·e·s concernant la paie et fournir les renseignements nécessaires;
- Fournir un soutien administratif au service de comptabilité;
- Mettre en œuvre les contrôles appropriés afin d’assurer le respect des processus de paie et des exigences législatives, notamment en élaborant et en appliquant des lignes directrices et des procédures de paie;
- Examiner et rapprocher les relevés mensuels des primes d’assurance collective, des primes d’assurance invalidité de longue durée (ILD), d’assurance vie facultative, d’assurance maladies graves facultative ainsi que des avantages imposables liés à l’assurance vie et décès ou mutilation accidentels (AD&D);
- Effectuer le rapprochement mensuel des cotisations au régime enregistré d’épargne-retraite (REER);
- Préparer et traiter les paiements mensuels au SCFP ainsi que les cotisations au REER; et
- Déterminer les problèmes ou préoccupations liés à la paie, proposer des solutions, optimiser les processus et améliorer l’efficacité opérationnelle.
Qualifications : L'administrateur·trice de la paie possède les compétences et l'expérience suivantes :
- Être inscrit·e à un programme de premier cycle à l'Université d'Ottawa;
- Le bilinguisme dans les deux langues officielles de l'Université d'Ottawa (français et anglais) constitue un atout;
- Formation en comptabilité, en administration, en finance ou expérience professionnelle pertinente;
- Expérience du cycle complet du traitement de la paie dans un environnement au rythme soutenu;
- Excellente connaissance des normes, des concepts et des logiciels de paie, ainsi qu'une expérience du traitement de la paie pour une main-d'œuvre diversifiée;
- La désignation de Professionnel·le en conformité de la paie (PCP) constitue un atout;
- Grand souci du détail, excellente précision, rigueur dans la tenue des dossiers et capacité à résoudre efficacement les écarts;
- Bonne connaissance des procédures générales de comptabilité;
- Connaissance des logiciels financiers (QuickBooks, Humi et Plooto constituent des atouts);
- Excellentes aptitudes en saisie de données et en gestion du temps;
- Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles;
- Grande rigueur et souci de l'exactitude;
- Capacité à gérer un volume important de tâches et d'information;
- Capacité à travailler dans un environnement dynamique;
- Être une personne responsable, fiable, capable de travailler de façon autonome ainsi qu'en équipe;
- Une expérience dans le secteur à but non lucratif constitue un atout;
- Une expérience en leadership au sein d'organismes étudiants constitue un atout; et
- Une bonne connaissance du SÉUO, de ses services, entreprises, clubs, associations, activités, de sa Constitution et des autres politiques pertinentes au poste constitue un atout.
Le SÉUO valorise l'équité, la diversité et l'inclusion et s'engage à maintenir une équipe qui reflète la diversité de la communauté qu'il représente. Nous encourageons fortement les personnes noires, autochtones, racisées, les personnes 2ELGBTQIA+ ainsi que les personnes en situation de handicap à présenter leur candidature.
Les candidat·e·s doivent soumettre une lettre de motivation, un curriculum vitæ et une liste de deux (2) références au plus tard le 30 juillet 2026 à 23 h 59. Veuillez noter que, puisque nous souhaitons pourvoir ce poste dans les meilleurs délais, les entrevues pourraient avoir lieu au fur et à mesure de la réception des candidatures et avant la fin de la période d'affichage. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
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Position: Temporary Payroll and Accounts Receivable AdministratorStatus: Temporary four (4) month contractHours of work: 20 hours/weekWage: $21.75/hour (with increases and benefits per the Collective Agreement)Reporting to: Accounting Officer & Finance DirectorType of position: Replacement of an existing vacancy
This position is unionized as an “A-1” position under CUPE 4943. Job Description
This is a part-time student position as a Temporary Payroll and Accounts Receivables Administrator, reporting to the Finance Director. The role completes payroll for our employees, including members of staff, Executives and Management. This position will also manage documentation and transactions for the proper financial administration and auditing of the payroll.
Responsibilities:
The Payroll Administrator’s responsibilities will include, but may not be limited to:
- Accurately record bi-weekly payroll entries;
- Sending bi-weekly email to the managers for any changes in the current pay period such as new, terminated or promoted employees before running the payroll;
- Collaborate with the team to check and verify payroll recap, including addressing any discrepancies;
- Following-up on employees missing information from HR such as Provincial and Federal TD1, Letter of Offer and Void Check to complete employee files and process their payroll on time;
- Updating and maintaining employees’ records in Humi, including hirings and terminations;
- Set up the groups payroll department in Humi to be consistent with the organization’s Company’s internal reporting requirements;
- Coordinating with the HR department to ensure correct employee data;
- Managing electronic timekeeping systems;
- Verifying payable hours, additional earnings, and deductions;
- Following-up on unapproved timesheets with the managers or supervisors before running the payroll;
- Conduct a thorough review of payroll before final approval;
- Preparing, issuing and providing earnings statements, pay stubs, T4 and T4A;
- Providing information and answering employees’ questions about payroll related matters;
- Providing administrative assistance to the accounting department;
- Establish appropriate controls to ensure compliance with payroll processes and legislative requirements are met, including developing and enforcing payroll guidelines and procedures;.
- Review and reconcile monthly group benefit premium statements, reconcile LTD and optional life/critical illness premium, and Life/AD&D taxable benefits;
- Perform monthly reconciliation of RRSP benefits;
- Prepare and process monthly CUPE and RRSP payments; and
- Identify and provide solutions for potential payroll problems and/or concerns, streamline processes, and create operational efficiencies.
Qualifications:
The Payroll Administrator will possess the following skills and experience:
- Must be enrolled as an undergraduate student at the University of Ottawa;
- Bilingualism in both official languages of the University of Ottawa (French & English) is an asset;
- Education in accounting, business, finances or related work experience;
- Full-cycle payroll experience in a fast-paced environment;
- Strong understanding of payroll standards, concepts, software with experience processing payroll for a diverse workforce;
- Canadian Payroll Compliance Professional (PCP) designation is an asset;
- Attention to Detail, including exceptional accuracy, meticulous record-keeping, and ability to resolve discrepancies effectively;
- Knowledge of general accounting procedures;
- Knowledge of financial software (Quickbooks, Humi, Plooto are an asset);
- Proficiency in data entry and time management;
- Excellent communication & interpersonal skills;
- Strong attention to detail and accuracy;
- Ability to handle high volume of tasks and information;
- Willing to work in a fast-paced environment;
- Be responsible and reliable, able to work independently, and as a team player;
- Experience in non-profit sector is an asset;
- Leadership and experience in student-led organizations are an asset; and
- Knowledge of UOSU and its services, businesses, clubs, associations, activities, Constitution and other policies relevant to the position is an asset.
UOSU strives for equity and inclusion, and we are committed to maintaining a team that reflects the diversity of the community to which we belong. We strongly encourage Black, Indigenous, Persons of Color, 2SLGBTQ+ individuals, and persons with disabilities to apply to our positions.
Prospective applicants are invited to submit a cover letter, curriculum vitae, and list of two (2) references by 11:59 PM on July 30th, 2026. Please note that as we are seeking to fill this position as soon as possible, interviews may take place on a rolling basis and before the end of the application period.