Accounts Payable Coordinator

Coordonnateur aux comptes payables | Accounts Payables Coordinator

Statut / Status: Regular, Full time

Emplacement / Location: Montréal, Quebec

Description du poste / Job Description

Sous la responsabilité de la Directrice des opérations le titulaire de ce poste participera au bon fonctionnement du département des comptes payables et agira comme personne-ressource pour ses collègues.

RESPONSABILITÉS :

• Traiter, saisir et valider les factures papier et informatique en format EDI et électronique;
• Gérer les divers écarts reliés à la conciliation facture-PO;
• Collaboration avec les fournisseurs et autres départements (achats, entrepôt, vendeurs);
• Payer les factures fournisseurs de la façon « 3-way match », P21, Workday et Docstar;
• Procéder aux demandent de rabais auprès des fournisseurs;
• Collaborer avec les succursales et autres départements pour régler les écarts;
• Agir comme personne-ressource auprès de ses collègues afin de régler les problèmes mineurs;
• Répondre aux courriels et demandes des divers intervenants;
• Participer au classement des factures fournisseurs;
• Autres responsabilités connexes.

EXIGENCES :

• DEP en comptabilité ou équivalent en expérience;
• Expérience minimale de cinq (5) ans au niveau des comptes payables;
• Gestion des priorités dans un environnement à haut volume;
• Très bonne connaissance du français parlé et écrit;
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais parlé et écrit;
• Excel (avancé);
• Très bonne capacité de communication (verbale et écrite);
• Sens de l’organisation et efficacité;
• Leadership démontré;
• Être minutieux;
• Connaissance du système Workday un atout.

Une connaissance fonctionnelle de l'anglais est demandée afin d'aider la directrice à répondre à certains fournisseurs unilingue anglophone.

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Under the supervision of the Operations Manager, the incumbent will contribute to the smooth functioning of the accounts payable department and act as a resource for colleagues.

RESPONSIBILITIES:

• Process, enter, and validate paper and electronic invoices, including EDI formats;
• Manage discrepancies related to invoice–purchase order reconciliation;
• Collaborate with suppliers and other departments (purchasing, warehouse, sales);
• Process supplier payments using the “3-way match” method (P21, Workday, and Docstar);
• Submit rebate requests to suppliers;
• Work with branches and other departments to resolve discrepancies;
• Act as a resource for colleagues in resolving minor issues;
• Respond to emails and requests from various stakeholders;
• Assist with filing supplier invoices;
• Perform other related duties.

REQUIREMENTS:

• Diploma of Vocational Studies in accounting or equivalent experience;
• Minimum of five (5) years of experience in accounts payable;
• Ability to manage priorities in a high-volume environment;
• Excellent command of spoken and written French;
• Functional knowledge of spoken and written English;
• Advanced Excel skills;
• Strong communication skills (verbal and written);
• Strong organizational skills and efficiency;
• Demonstrated leadership;
• Attention to detail;
• Knowledge of the Workday system is an asset.

Functional knowledge of English is required to assist the Manager in responding to certain unilingual English-speaking suppliers.

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