Accounts Payable Clerk

1. Receive, sort, file and distribute to accounts payable personnel all incoming correspondence, including but not limited to mail, check requests, purchase order requests and internal communications.
2. Input new vendors and maintain vendor information on ERP / accounting software.
3. Distribute checks requiring special handling.
4. Follow up in a timely manner all disbursements requiring additional supporting documentation.
5. Partner with key internal customers (i.e. Project Controls) to ensure accurate and meaningful job cost reporting and analysis.
6. Develops and implements accounting procedures by analyzing current procedures; recommending changes.
7. Assisting in the performance of other Accounting Department functions as assigned.
8. Perform various requested analysis.
9. Back up phone coverage, as needed.
10. Performs other duties as assigned by the Accounting Supervisor.
11. Review, verify, code, and match vendor invoices to purchase orders and receiving documents.
12. Payment Execution: Schedule and disburse payments via check, ACH, or wire transfer while sticking to payment terms.
13. Account Reconciliation: Reconcile vendor statements, investigate variances, and resolve billing discrepancies.
14. Record Keeping: Maintain accurate, organized digital and physical historical records of all transactions and ledgers.
15. Communication: Answer internal and vendor inquiries regarding payment statuses and invoice issues.
16. Month-End Support: Assist with month-end closing activities, including expense accruals and report generation. 

Additional Skills:

1. ERP / Accounting system experience.
2. Word processing and spreadsheet software.
3. Proper telephone procedures.
4. Proper grammar, punctuation and spelling.
5. Good organizational methods and procedures.
6. Operate adding machine/calculator.
7. Utilize computer equipment effectively.
8. Operate standard business machines.
9. Follow instructions as given by supervisor.
10. Meet established deadlines.
11. Maintain good working relationship with co-workers.

1. Effective listening, communication (written and verbal), and negotiating skills.
2. Sound judgment and decision making ability.
3. Able to perform business math (compute, percentages, ratio’s, statistics).
4. Demonstrated integrity and ethical standards.
5. Strong ownership and self-motivation skills.
6. Effective organizational skills.
7. Accuracy and attention to detail.
8. Team player whom works productively with a wide range of people.
9. Comfortable in a fast paced evolving work environment.
10. Problem solving and analytical ability.
11. Capable of following written instructions and documented procedures. 
12. Familiarity with in budgeting, forecasting, and planning.
13. Complies with equal opportunity laws, regulations, and company policies related to discrimination in hiring, terminations, promotion, compensation, including sexual harassment.
14. Knowledge of Microsoft Office Suite, financial, project management, and inventory control software.

1. Education:
   • High school diploma.
   • Associates or Bachelor’s degree with emphasis is accounting preferred.
2. Experience:
   • Minimum of two years of work experience in a similar position 
   • Minimum of six months experience in Oil/Gas/Petrochemical Construction desired.

Robert Heely Construction provides equal employment opportunities to all employees and applicants for employment and prohibits discrimination and harassment of any type without regard to race, color, religion, age, sex, national origin, disability status, genetics, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or expression, or any other characteristic protected by federal, state or local laws.

This policy applies to all terms and conditions of employment, including recruiting, hiring, placement, promotion, termination, layoff, recall, transfer, leaves of absence, compensation and training.