Accounting Officer/Agent

ABOUT THE ORGANIZATION

We are Canada’s national association of international development and humanitarian organizations. Cooperation Canada brings together and advocates for Canada’s international development and humanitarian organizations by convening sector leaders, influencing policy, and building capacity. Together, we work with partners both inside and outside Canada to build a world that is fair, safe, and sustainable for all. Learn more about Cooperation Canada at www.cooperation.ca   

ABOUT THE POSITION

Working closely with the Director of Finance and Operations, the Accounting Officer plays a central role in supporting Cooperation Canada’s day-to-day financial operations and overall organizational health. This position is responsible for delivering accurate, timely, and compliant accounting, payroll, and financial reporting services across the full financial management cycle.

As part of a small and collaborative Finance and Operations team, the Accounting Officer manages core accounting functions including accounts payable and receivable, reconciliations, payroll processing, and project financial tracking. The role supports the organization’s grant-funded work by contributing to budgeting, financial monitoring, and donor reporting, and by applying institutional donor requirements consistently and rigorously.

The Accounting Officer also contributes to the organization’s financial planning processes, including forecasting, collective agreement implementation, audits, and strategic and annual planning. In doing so, they help strengthen internal controls, improve systems and processes, and support staff across the organization in understanding and applying financial policies and procedures.

This role is well-suited to a detail-oriented and service-minded accounting professional who is motivated by contributing to a mission-driven organization and who values collaboration, continuous improvement, and equity-centered ways of working.

ABOUT YOU

You are a skilled and reliable accounting professional who takes pride in accuracy, organization, and follow-through. You have a solid understanding of accounting principles and enjoy applying them in a non-profit, mission-driven environment where financial stewardship directly supports meaningful social impact.

You are comfortable managing multiple priorities and working across different functions, from day-to-day transactions to supporting audits, payroll, and project financial reporting. You bring hands-on experience with accounting systems (such as QuickBooks Online) and are confident using spreadsheets and other digital tools to analyze, reconcile, and present financial information.

You are approachable, collaborative, and service-oriented, and you enjoy supporting colleagues by answering questions, explaining financial processes, and helping others succeed in their roles. You have a strong eye for detail, but you can also step back to identify opportunities to improve systems, strengthen controls, and make processes more efficient and user-friendly.

You are motivated to grow your skills in areas such as project finance, grant management, and working within a unionized environment. You value equity, diversity, inclusion, and justice, and you are committed to contributing to a respectful, inclusive, and accountable workplace culture.

If you bring French language skills (or an interest in strengthening them) you will be a strong asset in working with staff, members, and partners across the organization.

This job posting is for a current vacancy! The application period closes May 31, 2026 at 11:59PM EST.

JOB DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Financial Accounting (50%)

• Manage all entries into the organization’s accounting program (QuickBooks Online)
• Manage Accounts Payable, including responding to vendor inquiries;
• Manage Accounts Receivable including follow-up on unpaid invoices with members and responding to members' questions as well as preparing job posting invoices;
• Perform bank and credit card reconciliations;
• Manage corporate credit cards following Cooperation Canada internal control guidance;
• Prepare bank deposits;
• Prepare the HST returns as required;
• Prepare payment requisitions for invoices, credit cards, and staff reimbursement;
• Calculate and enter depreciation entries and adjustments;
• Assist with the implementation of the collective agreement's financial clauses;
• Prepare financial forecasting data, including assessment of salary trends and inflation, to inform collective agreement bargaining;
• Other duties as assigned by supervisor or manager

Payroll (20%)

• Process the bi-weekly payroll, verifying payroll change requests and updates to staff information as directed by Director, Finance & Operations.
• Prepare Records of Employment (ROE), and other government legislated documentation as required.
• Prepare and complete year-end processing including reconciliation, filing and preparation of T4s
• Set up and provide instruction to staff regarding online paystub portal (Wagepoint) and responding to payroll inquiries in a timely manner.
• Calculate termination payment and retro payment calculations, and application of annual and ad-hoc payroll increases.
• Prepare payroll reports to support MSPP and RRSP administration and payments.
• Provide necessary payroll information for budgeting and financial reporting.

Financial Reporting (20%)

• Prepare project financials across the project management cycle, including budgeting, financial monitoring and analysis, as well as reporting.
• Assist the Director, Finance and Operations developing budgets for grant submissions with the program teams
• Prepare Budget vs Actuals regularly (monthly/quarterly) for the project expenses.
• Liaise with the budget holders for coordination and monitoring of the project budgets.
• Support the Director, Finance and Operations around project financial reporting, as needed.
• Contribute to the organizational strategic and annual planning process and help on the implementation within finance team.
• Assist the Director, Finance and Operations, with preparation of any other financial reports requested by the Deputy CEO, CEO or the Board of Directors.

Audits (5%)

• Assist with annual Audit preparation, including completing year-end working paper packages for the auditors.
• Assist the Director of Finance and Operations, with preparations for project audits.

Others (5%)

• Promotes and embodies an organizational culture that advances equity, diversity, inclusion and justice (EDIJ), reduces power abuse and inequalities and fosters trust and safety.
• Perform other duties as identified as priorities by the Director of Finance and Operations.
• Support annual and quarterly planning processes.
• Participate in the implementation of key events of Cooperation Canada (such as the organization’s major bi-annual event, as needed).

REQUIRED SKILLS, KNOWLEDGE, AND ABILITIES

Essential

• Post-Secondary education in a relevant discipline, such as accounting, finance or business or equivalent experience;
• Demonstrated accounting experience mandatory, ideally in a non-profit environment (not mandatory);
• Demonstrated planning and execution skills in a multi-tasking environment;
• Working knowledge of QuickBooks Online;
• Knowledge of financial analysis tools, administrative processes and procedures;
• Excellent computer literacy including Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Excellent customer service and relationship management skills;
• Excellent written and verbal communication skills;
• Demonstrated capacity to work independently and in a team environment;
• Strong problem-solving skills;

Good to haves

• Working knowledge within a unionized environment
• French language skills
• Experience managing grants and contributions from institutional donors in a non-profit context
• Knowledge of international development and humanitarian issues

Anti-racism, Equity, Diversity, Inclusion and Justice (AEDIJ) Commitments in Recruitment and Selection Approach 

At Cooperation Canada, we are committed to advancing anti-racism, equity, diversity, inclusion and justice (AEDIJ) in every aspect of our work, including how we attract, select and welcome new team members. Our recruitment and selection practices reflect our values of care, fairness and transparency.  

As a signatory to the Anti-Racist Cooperation Framework and the Leaders’ Pledge on Preventing Sexual Exploitation and Abuse, we actively work to eliminate systemic barriers, build equitable processes and ensure a respectful and inclusive candidate experience. 

Fair and Inclusive Processes 

We strive to remove bias at every stage of recruitment, from job posting design and outreach to testing and interviews. All hiring panels are diverse, structured and guided by consistent evaluation criteria to ensure decisions are based on merit and alignment with our values. 

Artificial Intelligence 

At Cooperation Canada, we are committed to fair, transparent and human-centered recruitment and selection practices. We do not use artificial intelligence (AI) in any stage of our recruitment or selection processes currently.
All decisions are made by trained human personnel. 

Accessibility and Accommodation 

We are committed to providing a barrier-free recruitment process. Candidates are invited to request accommodations at any point in the process, and we adapt our methods to meet diverse needs and abilities, such as sending interview questions in advance or providing flexible interview scheduling.  

Our application process is designed to be accessible through a Human Resources Information System (HRIS), allowing candidates to submit various forms of skills demonstrations, including portfolio examples or other materials. 

Transparent and Respectful Candidate Experience 

We value people’s time and ensure clear communication throughout the process. Candidates are informed of expectations, timelines and next steps, and we compensate shortlisted candidates for their time in written exercises (up to 2 hours) or interviews (up to 3 hours) whenever applicable.  

Recruitment is a reciprocal process, allowing candidates to ask questions and assess their own fit. 

Role-Related Exercises and Interviews 

Selected candidates may participate in role-related exercises to demonstrate relevant skills by completing tasks reflecting the responsibilities of the role.  

Structured interviews include a series of questions and follow-up questions, allowing the candidate to draw from lived experience, skills, and knowledge relevant to the role in their answers. They also include time for candidates to ask questions.  

Reference checks follow the interview stage before final selection and are conducted confidentially. Only references provided by candidates are contacted. 

Representation and Belonging 

We proactively seek diverse perspectives by encouraging applications from equity-deserving groups, including Indigenous Peoples, racialized persons, persons with disabilities, members of 2SLGBTQIA+ communities and others who are underrepresented in our sector.  

Self-identification in the cover letter is encouraged but not required. Our goal is to foster a workplace where every employee feels seen, valued and supported to thrive. 

Learning and Accountability 

We continuously review our recruitment tools and practices through an AEDIJ lens, engage staff in ongoing learning about bias and inclusive hiring and consult with our staff and partners to ensure fairness and alignment with our organizational commitments. 

Our Commitment in Action 

Our 2023-2026 AEDIJ Strategy, specifically its People and Culture pillar, guides our efforts to be a caring employer that fosters a sense of belonging among diverse staff. Every recruitment decision is an opportunity to live this commitment, building a team that reflects the richness of our communities and the values we stand for. 

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À PROPOS DE L’ORGANISATION

Nous sommes l’association nationale des organisations canadiennes de développement international et d’aide humanitaire. Coopération Canada rassemble ces organisations, les représente et fait progresser leurs priorités en réunissant les leaders du secteur, en influençant les politiques publiques et en renforçant les capacités. Ensemble, nous travaillons avec des partenaires au Canada et ailleurs pour bâtir un monde juste, sûr et durable pour toutes et tous. Pour en savoir plus : www.cooperation.ca.

À PROPOS DU POSTE

Travaillant en étroite collaboration avec la direction des finances et des opérations, l’agent·e comptable joue un rôle central dans le soutien des opérations financières quotidiennes de Coopération Canada et de la santé organisationnelle globale. La personne titulaire du poste est responsable de fournir des services comptables, de paie et de production de rapports financiers précis, ponctuels et conformes, et ce, tout au long du cycle de gestion financière.

Au sein d'une petite équipe collaborative chargée des finances et des opérations, l’agent·e comptable gère les fonctions comptables de base, y compris les comptes créditeurs et débiteurs, les rapprochements, le traitement de la paie et le suivi financier des projets. Le poste appuie le travail financé par des subventions en contribuant à la budgétisation, au suivi financier et aux rapports aux bailleurs de fonds, tout en appliquant de façon constante et rigoureuse les exigences des donateurs institutionnels.

L’agent·e comptable contribue également aux processus de planification financière de l’organisation, notamment les prévisions, la mise en œuvre de la convention collective, les audits ainsi que la planification stratégique et annuelle. Ce faisant, la personne titulaire aide à renforcer les contrôles internes, à améliorer les systèmes et processus, et à soutenir l’ensemble du personnel dans la compréhension et l’application des politiques et procédures financières.

Ce poste convient à un·e professionnel·le de la comptabilité minutieux·se et axé·e sur le service, motivé·e par la contribution à une organisation à mission sociale, et qui valorise la collaboration, l’amélioration continue et des façons de travailler ancrées dans l’équité.

PROFIL RECHERCHÉ

Vous êtes un·e professionnel·le de la comptabilité fiable, qui valorise l’exactitude, l’organisation et le suivi. Vous maîtrisez les principes comptables et aimez les appliquer dans un contexte d’organisme sans but lucratif, où la saine gestion financière soutient directement un impact social significatif.

Vous êtes à l’aise de gérer plusieurs priorités et de travailler sur des fonctions variées, allant des transactions quotidiennes au soutien des audits, de la paie et des rapports financiers de projet. Vous avez une expérience concrète des systèmes comptables (p. ex. QuickBooks Online) et vous utilisez aisément les chiffriers et autres outils numériques pour analyser, rapprocher et présenter l’information financière.

Vous êtes accessible, collaboratif·ve et orienté·e service, et vous aimez soutenir vos collègues en répondant aux questions, en expliquant les processus financiers et en aidant les autres à réussir dans leurs fonctions. Vous avez le sens du détail, tout en étant capable de prendre du recul pour repérer des occasions d’améliorer les systèmes, de renforcer les contrôles et de rendre les processus plus efficaces et conviviaux.

Vous souhaitez développer vos compétences en finance de projet, en gestion de subventions et travaillez dans un milieu syndiqué. Vous valorisez l’équité, la diversité, l’inclusion et la justice, et vous vous engagez à contribuer à une culture de travail respectueuse, inclusive et responsable.

Si vous maîtrisez le français (ou avez de l’intérêt à la renforcer) vous serez un atout pour collaborer avec le personnel, les membres et les partenaires de l’organisation.

La période de candidature prend fin le 31 mai 2026 à 23 h 59 HNE.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Comptabilité financière (50 %)

• Gérer l’ensemble des écritures dans le logiciel comptable de l’organisation (QuickBooks Online).
• Gérer les comptes créditeurs, y compris répondre aux demandes des fournisseurs.
• Gérer les comptes débiteurs, assurer le suivi des factures impayées auprès des membres, répondre à leurs questions et préparer les factures liées aux offres d’emploi.
• Effectuer les rapprochements bancaires et de cartes de crédit.
• Gérer les cartes de crédit corporatives conformément aux contrôles internes de Coopération Canada.
• Préparer les dépôts bancaires.
• Préparer les déclarations de TVH, au besoin.
• Préparer les demandes de paiement pour les factures, les cartes de crédit et les remboursements au personnel.
• Calculer et comptabiliser les dotations aux amortissements et les écritures d’ajustement.
• Contribuer à la mise en œuvre des clauses financières de la convention collective.
• Préparer des données de prévisions financières, notamment l’évaluation des tendances salariales et de l’inflation, afin d’éclairer la négociation de la convention collective.
• Effectuer toute autre tâche confiée par la supervision.

Paie (20 %)

• Traiter la paie bimensuelle, incluant les demandes de changement et les mises à jour des renseignements du personnel, selon les directives de la direction des finances et des opérations.
• Préparer les relevés d’emploi (RE) et toute autre documentation exigée par la législation pertinente.
• Effectuer les travaux de fin d’exercice liés à la paie, y compris le rapprochement, la production et la distribution des T4.
• Configurer et expliquer au personnel l’accès au portail de talons de paie en ligne (Wagepoint) et répondre rapidement aux demandes liées à la paie.
• Calculer les indemnités de cessation d’emploi et les paiements rétroactifs, et appliquer les augmentations salariales annuelles et ponctuelles.
• Préparer les rapports de paie pour appuyer l’administration et les versements du régime de retraite interentreprises MSPP et du REER.
• Fournir l’information nécessaire à la budgétisation et et les rapports financiers.

Information financière (20 %)

• Préparer l’information financière des projets tout au long du cycle de gestion, y compris la budgétisation, le suivi et l’analyse financière ainsi que les rapports.
• Appuyer la direction des finances et des opérations dans l’élaboration des budgets pour les demandes de subvention avec les équipes de programme.
• Préparer régulièrement (mensuel/trimestriel) les rapports comparatifs (Budget vs Réel) pour les dépenses de projet.
• Assurer la liaison avec les responsables budgétaires pour la coordination et le suivi des budgets de projets.
• Appuyer, au besoin, les rapports financiers de projet préparés par la direction des finances et des opérations.
• Contribuer à la planification stratégique et annuelle de l’organisation et à sa mise en œuvre au sein de l’équipe des finances.
• Appuyer la direction des finances et des opérations pour tout autre rapport financier demandé par la direction générale adjointe, la direction générale ou le conseil d’administration.

Audits (5 %)

• Contribuer à la préparation de l’audit annuel, notamment en produisant les documents de travail de fin d’exercice pour les vérificateur·trice·s.
• Appuyer la direction des finances et des opérations dans la préparation des audits de projet.

Autres (5 %)

• Promouvoir et incarner une culture organisationnelle qui fait progresser l’antiracisme, l’équité, la diversité, l’inclusion et la justice (AEDIJ), réduit les abus de pouvoir et les inégalités, et favorise la confiance et la sécurité.
• Effectuer d’autres tâches identifiées comme prioritaires par la direction des finances et des opérations.
• Appuyer les processus de planification annuels et trimestriels.
• Participer à la mise en œuvre d’événements clés de Coopération Canada (tel que le grand événement bisannuel de l’organisation, au besoin).

COMPÉTENCES, CONNAISSANCES ET APTITUDES REQUISES

Essentielles

• Études postsecondaires en comptabilité, finance, administration des affaires ou expérience équivalente.
• Expérience avérée en comptabilité (idéalement dans un milieu à but non lucratif, un atout).
• Excellentes capacités de planification et d’exécution dans un environnement multitâche.
• Connaissance pratique de QuickBooks Online.
• Connaissance des outils d’analyse financière, des processus et des procédures administratives.
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle et la gestion des relations.
• Excellentes habiletés de communication (orale et écrite).
• Capacité démontrée à travailler de façon autonome et en équipe.
• Solides compétences en résolution de problèmes.

Atouts

• Expérience de travail dans un milieu syndiqué.
• Connaissance du français.
• Expérience dans la gestion de subventions et de contributions de bailleurs de fonds institutionnels dans un contexte à but non lucratif.
• Connaissance des enjeux de développement international et d’aide humanitaire.